ما هو سجل التدقيق
يسجّل سجل التدقيق الأحداث المهمة التي تقع في مساحة عملك: من قام بإنشاء مستند أو تعديله أو اعتماده أو إرساله أو حذفه، ومتى. إنه الإجابة عن سؤال "ماذا حدث هنا فعليًا؟" — دون الاعتماد على ذاكرة أحد.
الإدخالات تُضاف فقط ولا يمكن التلاعب بها. تُكتب فور وقوع الإجراءات، ولا يُقصد تعديلها لاحقًا، وهذا ما يجعل السجل موثوقًا للمراجعة والنزاعات.
ما الذي يسجّله
يركّز السجل على الإجراءات التي تغيّر الحالة أو تحمل مسؤولية، بدلًا من كل ضغطة مفتاح.
| المجال | أمثلة على الأحداث |
|---|---|
| المستندات | تم الإنشاء، التعديل، اعتماد الإصدار، الإرسال، الحذف |
| الاعتمادات | تم التقديم للاعتماد، الموافقة، الرفض، التوجيه |
| الوصول | دعوة عضو، تغيير الدور، الإزالة |
| الحساب | تغيير إعدادات حساسة، تفعيل المصادقة الثنائية |
مراجعة النشاط
استخدم السجل عندما تحتاج إلى فهم تسلسل الأحداث — مثلًا، من غيّر سعرًا قبل إرسال عرض، أو متى تم اعتماد عقد.
افتح السجل
ابحث عن عرض التدقيق أو النشاط الخاص بمساحة عملك، المتاح للأعضاء ذوي الدور المناسب.
حدد ما تحتاجه بدقة
صفِّ حسب الشخص أو المستند أو الفترة الزمنية لتقليل الضوضاء.
اقرأ الإدخال
يعرض كل إدخال الفاعل والإجراء والطابع الزمني، لتتمكن من إعادة بناء ما حدث.
قارن مع سجل تاريخ المستند
للتغييرات على مستوى المستند، اجمع بين السجل وتاريخ الإصدارات في محرر الصفحات.
استخدامه للامتثال
سجل موثوق لمن اعتمد وأرسل أي مستند، ومتى، هو بالضبط ما يطلبه المدققون والعملاء. يمنحك سجل التدقيق هذا الدليل دون أعمال مسك دفاتر إضافية.
- إثبات أن الاعتماد الداخلي تم قبل إرسال المستند.
- عرض سجل الوصول لمشروع حساس.
- التحقق بعد تغيير في الموظفين للتأكد من عدم إغفال شيء.
- دعم طلب عميل أو جهة تنظيمية بجدول زمني واقعي.
ممارسة جيدة
يكون السجل أكثر فائدة عندما تُدار صلاحيات الوصول الأساسية بشكل جيد. حافظ على أدوار محددة بدقة بحيث يتوافق كل إدخال بوضوح مع شخص ومسؤولية حقيقيين.