Warum der Typ wichtig ist
Ein Dokument ist nicht nur formatierter Text. Ein Angebot muss den Auftrag gewinnen; ein Vertrag muss standhalten; eine Rechnung muss ohne Nachhaken bezahlt werden. Jedes hat seine eigene Struktur, seinen Ton und die kleinen Details, die dafür sorgen, dass es seinen Zweck erfüllt.
Wenn Sie Waxe sagen, was Sie brauchen, wählt es die richtige Form für diesen Typ und entwirft entsprechend. Sie starten nicht bei einer leeren Seite oder einer generischen Vorlage – Sie starten bei einem Dokument, das seinen eigenen Zweck bereits versteht.
Dokumente, die den Auftrag gewinnen
Das sind die Dokumente, die Sie vor der Auftragsbestätigung versenden. Ihre Aufgabe ist es, zu überzeugen und Erwartungen zu setzen.
- Angebot – begründet den Auftrag: was Sie tun werden, warum Sie, den Ansatz und den Preis.
- Pitch Deck – ein präsentationsartiges Dokument, um eine Idee oder Fähigkeit vorzustellen, wenn ein Fließtext-Angebot nicht das passende Format ist.
- Portfolio – zeigt bisherige Arbeiten und Referenzen, um vor einer Entscheidung Vertrauen aufzubauen.
Dokumente, die den Auftrag definieren
Sobald ein Kunde interessiert ist, legen diese genau fest, was geliefert wird, zu welchen Bedingungen und wie Änderungen gehandhabt werden.
- Leistungsumfang – die detaillierte Beschreibung dessen, was enthalten und was ausgeschlossen ist, Liefergegenstände, Zeitplan und Annahmen.
- Anforderungsdokument – erfasst, was die Lösung leisten muss, oft noch vor der Umfangsdefinition oder Umsetzung.
- Änderungsantrag – dokumentiert eine Änderung am vereinbarten Leistungsumfang, ihre Auswirkung und etwaige neue Kosten, damit nichts unbemerkt abweicht.
Dokumente, die schützen und bezahlt werden
Diese regeln die Beziehung und bewegen Geld. Hier zählt Präzision mehr als Überzeugungskraft.
- Vertrag – die Vereinbarung und ihre Bedingungen, klar formuliert, um beide Seiten zu schützen.
- NDA – eine Vertraulichkeitsvereinbarung für den sicheren Austausch sensibler Informationen.
- Rechnung – fordert die Zahlung mit den richtigen Einzelposten, Summen und Angaben an, damit sie prompt bezahlt wird.
- Bestellung – autorisiert einen Kauf und dessen Bedingungen aus Sicht des Käufers.
- Quittung – bestätigt, dass eine Zahlung erfolgt ist.
Das richtige auswählen
Wenn Sie unsicher sind, gehen Sie vom gewünschten Ergebnis aus und wählen Sie den passenden Typ.
| Sie möchten… | Nutzen Sie |
|---|---|
| Einen neuen Auftrag gewinnen | Angebot (oder Pitch Deck / Portfolio) |
| Festlegen, was Sie liefern werden | Leistungsumfang |
| Bedingungen vereinbaren und beide Seiten schützen | Vertrag (oder NDA für Vertraulichkeit) |
| Zahlung anfordern und bestätigen | Rechnung, dann Quittung |
| Eine Änderung mitten im Projekt handhaben | Änderungsantrag |