Pourquoi ajouter des coéquipiers
Vous pouvez faire tourner tout un espace de travail seul — Waxe rédige, vous révisez et envoyez. Mais la plupart des entreprises de services souhaitent impliquer plusieurs personnes : quelqu'un pour écrire, quelqu'un pour vérifier les prix, quelqu'un pour approuver avant qu'une proposition ne parte, et quelqu'un pour gérer la facturation.
Ajouter des coéquipiers signifie que chaque personne travaille sous son propre profil, de sorte que les modifications, approbations et historiques sont correctement attribués. Cela permet aussi de mettre en place une échelle d'approbation pour que les documents importants reçoivent un second regard avant de partir.
Inviter un membre de l'équipe
Ouvrez les paramètres de l'équipe
Accédez aux paramètres de l'espace de travail et trouvez la section équipe ou membres.
Envoyez une invitation
Saisissez l'adresse e-mail de la personne. Elle recevra une invitation à rejoindre votre espace de travail.
Choisissez un rôle
Sélectionnez le rôle correspondant à ce qu'elle fera — par exemple rédacteur, approbateur ou administrateur.
Elle accepte et se configure
Une fois qu'elle accepte, elle se connecte, complète son profil et peut commencer à travailler au niveau d'accès que vous avez choisi.
Choisir le bon rôle
Faites correspondre le rôle au travail. En règle générale, donnez aux personnes le moins d'accès nécessaire pour bien faire leur travail — cela garde les domaines sensibles comme la facturation et la gestion de l'équipe entre de bonnes mains.
- Rédacteurs et éditeurs doivent créer des projets, briefer Waxe et modifier des documents.
- Approbateurs doivent en plus réviser et valider les documents avant leur envoi.
- Administrateurs gèrent l'équipe, les rôles et les paramètres de l'espace de travail, y compris la facturation.
- Contributeurs occasionnels peuvent n'avoir besoin que d'un accès à un seul projet ou d'une vue en lecture seule.
Pour les capacités exactes derrière chaque rôle, voir Permissions expliquées. Vous pouvez changer le rôle de quelqu'un plus tard, donc commencez de manière prudente et élargissez l'accès si besoin.
Gérer l'appartenance dans la durée
Les équipes changent. Quelqu'un change de responsabilité, un prestataire termine un projet, ou une personne quitte entièrement l'équipe. Maintenir l'appartenance à jour fait partie de la sécurité de l'espace de travail.
- Changer un rôle lorsque les responsabilités de quelqu'un évoluent.
- Retirer l'accès rapidement lorsqu'une personne quitte ou n'a plus besoin de l'espace de travail.
- Réviser la liste périodiquement pour que seuls les collègues actuels y figurent.
Couverture des absences
Lorsqu'un approbateur est absent, vous ne voulez pas que des documents restent bloqués dans une file d'attente. waxTable peut rediriger les approbations vers un remplaçant pour que le travail continue d'avancer. Configurez cela sous Redirection en cas d'absence.