Warum Teammitglieder hinzufügen
Sie können einen ganzen Workspace allein betreiben – Waxe entwirft, Sie prüfen und versenden. Aber die meisten Dienstleistungsunternehmen möchten mehrere Personen einbinden: jemanden zum Schreiben, jemanden zur Preisprüfung, jemanden, der ein Angebot vor dem Versand freigibt, und jemanden für die Abrechnung.
Teammitglieder hinzuzufügen bedeutet, dass jede Person unter ihrem eigenen Profil arbeitet, sodass Änderungen, Freigaben und Historie korrekt zugeordnet werden. Es ermöglicht außerdem eine Freigabekette, damit wichtige Dokumente vor dem Versand ein zweites Mal geprüft werden.
Ein Teammitglied einladen
Team-Einstellungen öffnen
Gehen Sie zu den Workspace-Einstellungen und suchen Sie den Bereich Team oder Mitglieder.
Eine Einladung senden
Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein. Sie erhält eine Einladung, Ihrem Workspace beizutreten.
Eine Rolle wählen
Wählen Sie die Rolle, die zur geplanten Aufgabe passt – zum Beispiel Entwerfer, freigebende Person oder Administrator.
Annahme und Einrichtung
Sobald die Person annimmt, meldet sie sich an, vervollständigt ihr Profil und kann mit der von Ihnen gewählten Zugriffsebene arbeiten.
Die richtige Rolle wählen
Passen Sie die Rolle an die Aufgabe an. Als Faustregel gilt: Geben Sie Personen den geringsten Zugriff, den sie für gute Arbeit brauchen – so bleiben sensible Bereiche wie Abrechnung und Teamverwaltung in den richtigen Händen.
- Entwerfer und Bearbeiter müssen Projekte anlegen, Waxe briefen und Dokumente bearbeiten können.
- Freigebende Personen müssen zusätzlich Dokumente prüfen und vor dem Versand freigeben können.
- Administratoren verwalten Team, Rollen und workspace-weite Einstellungen, einschließlich Abrechnung.
- Gelegentliche Mitwirkende benötigen unter Umständen nur Zugriff auf ein einzelnes Projekt oder eine Nur-Lese-Ansicht.
Die genauen Fähigkeiten hinter jeder Rolle finden Sie unter Berechtigungen erklärt. Sie können die Rolle einer Person später ändern, beginnen Sie also lieber vorsichtig und erweitern Sie den Zugriff bei Bedarf.
Mitgliedschaft über die Zeit verwalten
Teams ändern sich. Jemand übernimmt eine andere Verantwortung, ein Auftragnehmer schließt ein Projekt ab, oder eine Person verlässt das Unternehmen ganz. Die Mitgliedschaft aktuell zu halten ist Teil der Workspace-Sicherheit.
- Eine Rolle ändern, wenn sich die Verantwortlichkeiten einer Person verschieben.
- Zugriff umgehend entfernen, wenn eine Person das Unternehmen verlässt oder den Workspace nicht mehr benötigt.
- Die Liste regelmäßig überprüfen, damit nur aktuelle Kolleginnen und Kollegen verbleiben.
Vertretung bei Abwesenheit
Wenn eine freigebende Person abwesend ist, sollen Dokumente nicht in der Warteschlange feststecken. waxTable kann Freigaben an eine Vertretung weiterleiten, damit die Arbeit weitergeht. Richten Sie dies unter Abwesenheits-Routing ein.