Was eine Freigabekette ist
Eine Freigabekette ist ein optionales Nadelöhr zwischen einem fertigen Entwurf und einem versendeten Dokument. Bevor jemand es an einen Kunden liefern kann, müssen benannte prüfende Personen zustimmen – der Reihe nach, sodass ein Angebot etwa erst das Nicken einer Kundenverantwortlichen und dann das eines Partners braucht, bevor es hinausgehen kann.
Sie existiert, damit der Moment des Versands bewusst geschieht. Ein Preis, ein Rabatt oder eine Umfangszusage bekommt ein zweites Augenpaar von jemandem, der dafür verantwortlich ist – ohne dass jemand daran denken muss, danach zu fragen.
Wie der Sign-off-Ablauf funktioniert
Sobald ein Dokument fertig ist, reichen Sie es zur Freigabe ein, statt es direkt zu versenden. Es durchläuft dann die Kette Stufe für Stufe.
Entwurf fertigstellen
Bearbeiten Sie das Dokument, bis Text und Preise passen – durch eigenes Tippen oder indem Sie Waxe um Änderungen bitten, die Sie prüfen und übernehmen. Siehe chirurgische Änderungen.
Zur Freigabe einreichen
Statt zu versenden, leiten Sie es in die Kette. Die erste prüfende Person wird benachrichtigt, dass etwas auf sie wartet.
Prüfende Personen antworten der Reihe nach
Jede freigebende Person liest das Dokument und gibt es dann frei oder schickt es mit einer Anmerkung zurück. Die nächste Stufe wird erst benachrichtigt, wenn die darunterliegende freigegeben hat.
Nach Freigabe versenden
Wenn die oberste Stufe der Kette freigibt, ist das Dokument zum Versand aus Ihrer Domain freigegeben. Freigeben und Versenden können dieselbe Person sein, wenn Ihre Kette kurz ist.
Freigeben, ablehnen und Änderungen
Eine prüfende Person hat zwei ehrliche Antworten: Das ist fertig, oder es ist es nicht. Freigeben schiebt es die Kette hoch. Zurückschicken gibt es mit einer Begründung an die Autorin oder den Autor zurück, damit nichts hinausgeht, während eine Frage offen ist.
- Freigeben – schließt diese Stufe ab und benachrichtigt die nächste prüfende Person.
- Zurückschicken – gibt das Dokument mit einer Anmerkung zurück, was zu korrigieren ist.
- Editor erneut öffnen – die Autorin oder der Autor nimmt die Änderung vor, reicht dann erneut ein, und die Kette startet ab der von Ihnen gewählten Stufe neu.
Eine vertrauenswürdige Aufzeichnung
Jede Freigabe und Ablehnung wird erfasst – wer gehandelt hat, wann und bei welcher Version. Diese Spur begleitet das Dokument, sodass Sie Monate später die Frage „Wer hat diesen Preis freigegeben?“ ohne Rätselraten beantworten können.
Für eine workspace-weite Historie sensibler Aktionen, einschließlich Freigaben, siehe Das Audit-Log.
Wann sich eine Kette lohnt
- Hochwertige Angebote, bei denen eine erfahrene Person die Preisgestaltung verantwortet.
- Verträge und Geheimhaltungsvereinbarungen mit rechtlichen Verpflichtungen.
- Rabatte oder Umfangsänderungen, die den Segen einer Führungskraft brauchen.
- Teams, in denen Junior-Mitarbeitende entwerfen und Senior-Mitarbeitende versenden.
Der günstigste Fehler ist der, der das Haus nie verlassen hat.