Was das Audit-Log ist
Das Audit-Log erfasst die relevanten Ereignisse in Ihrem Workspace: wer ein Dokument erstellt, bearbeitet, freigegeben, versendet oder gelöscht hat und wann. Es beantwortet die Frage „Was ist hier eigentlich passiert?“ — ganz ohne sich auf jemandes Erinnerung zu verlassen.
Einträge sind unveränderlich und manipulationssicher (append-only). Sie werden erstellt, sobald eine Aktion erfolgt, und sind nicht dafür vorgesehen, nachträglich bearbeitet zu werden — genau das macht das Log für Prüfungen und Streitfälle vertrauenswürdig.
Was aufgezeichnet wird
Das Log konzentriert sich auf Aktionen, die einen Status ändern oder Verantwortlichkeit begründen, nicht auf jeden einzelnen Tastendruck.
| Bereich | Beispielereignisse |
|---|---|
| Dokumente | Erstellt, bearbeitet, Version freigegeben, versendet, gelöscht |
| Freigaben | Zur Freigabe eingereicht, genehmigt, abgelehnt, weitergeleitet |
| Zugriff | Mitglied eingeladen, Rolle geändert, entfernt |
| Konto | Sensible Einstellungen geändert, MFA aktiviert |
Aktivitäten überprüfen
Nutzen Sie das Log, wenn Sie einen Ablauf nachvollziehen müssen — etwa wer einen Preis vor dem Versand eines Angebots geändert hat oder wann ein Vertrag freigegeben wurde.
Log öffnen
Suchen Sie die Audit- oder Aktivitätsansicht Ihres Workspace, verfügbar für Mitglieder mit entsprechender Rolle.
Auf das Wesentliche eingrenzen
Filtern Sie nach Person, Dokument oder Zeitraum, um den Überblick zu behalten.
Eintrag lesen
Jeder Eintrag zeigt die handelnde Person, die Aktion und den Zeitstempel, sodass Sie den Ablauf rekonstruieren können.
Dokumentenhistorie abgleichen
Kombinieren Sie das Log bei dokumentbezogenen Änderungen mit der Versionshistorie in dem seitenbasierten Editor.
Einsatz für Compliance
Ein verlässlicher Nachweis, wer welches Dokument wann freigegeben und versendet hat, ist genau das, wonach Prüfer und Kunden fragen. Das Audit-Log liefert diesen Nachweis ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
- Belegen Sie, dass eine interne Freigabe vor dem Versand eines Dokuments erfolgt ist.
- Zeigen Sie die Zugriffshistorie eines sensiblen Projekts.
- Prüfen Sie nach einem Personalwechsel, dass nichts übersehen wurde.
- Unterstützen Sie eine Anfrage von Kunden oder Aufsichtsbehörden mit einem faktenbasierten Zeitverlauf.
Bewährte Praxis
Das Log ist am nützlichsten, wenn die zugrunde liegenden Zugriffsrechte gut verwaltet sind. Halten Sie Rollen klar abgegrenzt, damit jeder Eintrag eindeutig einer Person und Verantwortung zugeordnet werden kann.