O que é uma cadeia de aprovação
Uma cadeia de aprovação é uma barreira opcional entre um rascunho finalizado e um documento enviado. Antes que alguém possa entregá-lo a um cliente, revisores designados precisam dar aval — em ordem, então uma proposta pode precisar do aceite de um líder de contas e depois de um sócio antes de poder sair.
Ela existe para que o momento do envio seja deliberado. Um preço, um desconto ou um compromisso de escopo recebe um segundo olhar de alguém responsável por ele, sem que ninguém precise se lembrar de perguntar.
Como o aval flui
Assim que um documento está pronto, você o submete para aprovação em vez de enviá-lo diretamente. Ele então sobe a cadeia, um degrau de cada vez.
Finalize o rascunho
Edite até o documento ler e precificar do jeito que você quer — digitando, ou pedindo ao Waxe para fazer mudanças que você revisa e aceita. Veja edições cirúrgicas.
Submeta para aprovação
Em vez de enviar, roteie o documento para a cadeia. O primeiro revisor é notificado de que algo está aguardando por ele.
Os revisores respondem em ordem
Cada aprovador lê o documento e então aprova ou devolve com uma observação. O próximo degrau só é notificado depois que o anterior aprovar.
Envie assim que liberado
Quando o topo da cadeia aprova, o documento é liberado para sair do seu domínio. Aprovar e enviar podem ser a mesma pessoa se a sua cadeia for curta.
Aprovar, rejeitar e mudanças
Um revisor tem duas respostas honestas: está pronto, ou não está. Aprovar leva o documento adiante na cadeia. Devolver retorna ao autor com um motivo, para que nada saia enquanto houver uma pergunta em aberto.
- Aprovar — libera este degrau e notifica o próximo revisor.
- Devolver — retorna o documento ao autor com uma observação explicando o que corrigir.
- Reabrir o editor — o autor faz a mudança e depois reenvia, e a cadeia recomeça a partir do degrau que você decidir.
Um registro em que você pode confiar
Toda aprovação e rejeição é registrada — quem agiu, quando e em qual versão. Esse rastro fica junto com o documento, então meses depois você consegue responder 'quem aprovou esse preço?' sem precisar adivinhar.
Para um histórico de ações sensíveis em todo o workspace, incluindo aprovações, veja o log de auditoria.
Quando uma cadeia vale a pena
- Propostas de alto valor em que uma pessoa sênior é responsável pelo preço.
- Contratos e NDAs que envolvem compromissos legais.
- Descontos ou mudanças de escopo que precisam do aval de um gestor.
- Equipes em que os juniores redigem e os seniores enviam.
O erro mais barato de corrigir é aquele que nunca saiu da empresa.