Qué es una cadena de aprobación
Una cadena de aprobación es una puerta opcional entre un borrador terminado y un documento enviado. Antes de que alguien pueda entregarlo a un cliente, los revisores designados deben dar el visto bueno, en orden, de modo que una propuesta pueda necesitar la aprobación de un responsable de cuenta y luego la de un socio antes de poder salir.
Existe para que el momento del envío sea deliberado. Un precio, un descuento o un compromiso de alcance recibe una segunda mirada de alguien que responde por ello, sin que nadie tenga que acordarse de pedirlo.
Cómo fluye el visto bueno
Una vez que un documento está listo, lo envías para aprobación en lugar de mandarlo directamente. Entonces sube por la cadena, un peldaño a la vez.
Termina el borrador
Edita hasta que el documento se lea y se tase como quieres, escribiendo tú mismo o pidiendo a Waxe que haga cambios que previsualizas y aceptas. Consulta ediciones quirúrgicas.
Envía para aprobación
En lugar de enviarlo, enrútalo hacia la cadena. Se notifica al primer revisor que algo está esperando su acción.
Los revisores responden en orden
Cada aprobador lee el documento y luego lo aprueba o lo devuelve con una nota. El siguiente peldaño solo recibe la notificación una vez que el anterior ha aprobado.
Envía una vez aprobado
Cuando la cima de la cadena aprueba, el documento queda listo para salir desde tu dominio. Aprobar y enviar pueden ser la misma persona si tu cadena es corta.
Aprobar, rechazar y cambios
Un revisor tiene dos respuestas honestas: esto está listo, o no lo está. Aprobar lo hace avanzar por la cadena. Devolverlo lo regresa al autor con un motivo, así nada sale mientras haya una pregunta pendiente.
- Aprobar: libera este peldaño y notifica al siguiente revisor.
- Devolver: regresa el documento al autor con una nota que explica qué corregir.
- Reabrir el editor: el autor hace el cambio, luego lo vuelve a enviar, y la cadena se reinicia desde el peldaño que decidas.
Un registro en el que puedes confiar
Cada aprobación y rechazo queda registrado: quién actuó, cuándo y sobre qué versión. Ese rastro vive junto al documento, así que meses después puedes responder "¿quién dio el visto bueno a este precio?" sin conjeturas.
Para un historial de todo el espacio de trabajo de acciones sensibles, incluidas las aprobaciones, consulta el registro de auditoría.
Cuándo una cadena vale la pena
- Propuestas de alto valor donde una persona senior es responsable de la tasación.
- Contratos y acuerdos de confidencialidad que conllevan compromisos legales.
- Descuentos o cambios de alcance que necesitan el visto bueno de un gerente.
- Equipos donde el personal junior redacta y los seniors envían.
El error más barato de corregir es el que nunca salió de la empresa.