Qué es el registro de auditoría
El registro de auditoría documenta lo relevante que ocurre en tu espacio de trabajo: quién generó, editó, aprobó, envió o eliminó un documento, y cuándo. Es la respuesta a "¿qué pasó realmente aquí?" sin depender de la memoria de nadie.
Las entradas son de solo adición y a prueba de manipulaciones. Se registran a medida que ocurren las acciones y no están pensadas para editarse después, lo que hace que el registro sea fiable para revisiones y disputas.
Qué registra
El registro se centra en las acciones que cambian el estado o implican responsabilidad, no en cada pulsación de tecla.
| Área | Ejemplos de eventos |
|---|---|
| Documentos | Generado, editado, versión aprobada, enviado, eliminado |
| Aprobaciones | Enviado para visto bueno, aprobado, rechazado, derivado |
| Acceso | Miembro invitado, rol modificado, eliminado |
| Cuenta | Configuración sensible modificada, MFA activada |
Revisar la actividad
Usa el registro cuando necesites entender una secuencia de eventos, por ejemplo, quién cambió un precio antes de enviar una propuesta, o cuándo se aprobó un contrato.
Abre el registro
Busca la vista de auditoría o actividad de tu espacio de trabajo, disponible para los miembros con el rol adecuado.
Acota lo que necesitas
Filtra por persona, documento o intervalo de tiempo para eliminar el ruido.
Lee la entrada
Cada entrada muestra quién actuó, la acción y la marca de tiempo, para que puedas reconstruir lo sucedido.
Contrasta con el historial del documento
Para cambios a nivel de documento, combina el registro con el historial de versiones en el editor paginado.
Usarlo para el cumplimiento normativo
Un registro fiable de quién aprobó y envió cada documento, y cuándo, es justo lo que piden auditores y clientes. El registro de auditoría te da esa evidencia sin trabajo administrativo adicional.
- Demuestra que se produjo un visto bueno interno antes de enviar un documento.
- Muestra el historial de acceso de un proyecto sensible.
- Investiga tras un cambio de personal para confirmar que no se pasó nada por alto.
- Respalda una solicitud de un cliente o regulador con una cronología objetiva.
Buena práctica
El registro es más útil cuando el acceso subyacente está bien gestionado. Mantén los roles ajustados para que cada entrada se corresponda claramente con una persona y una responsabilidad reales.