Ce qu'est le journal d'audit
Le journal d'audit enregistre les événements significatifs qui se produisent dans votre espace de travail : qui a généré, modifié, approuvé, envoyé ou supprimé un document, et quand. C'est la réponse à « que s'est-il réellement passé ici ? » — sans dépendre de la mémoire de qui que ce soit.
Les entrées sont en ajout seul et infalsifiables. Elles sont écrites au moment où les actions se produisent et ne sont pas destinées à être modifiées après coup, ce qui rend le journal fiable pour la relecture et les litiges.
Ce qu'il enregistre
Le journal se concentre sur les actions qui changent un état ou engagent une responsabilité, plutôt que sur chaque frappe de clavier.
| Domaine | Exemples d'événements |
|---|---|
| Documents | Généré, modifié, version approuvée, envoyé, supprimé |
| Approbations | Soumis pour validation, approuvé, rejeté, routé |
| Accès | Membre invité, rôle modifié, retiré |
| Compte | Paramètres sensibles modifiés, MFA activée |
Consulter l'activité
Utilisez le journal lorsque vous devez comprendre une séquence d'événements — par exemple, qui a modifié un prix avant l'envoi d'une proposition, ou quand un contrat a été approuvé.
Ouvrir le journal
Trouvez la vue d'audit ou d'activité de votre espace de travail, accessible aux membres disposant du rôle approprié.
Cibler ce dont vous avez besoin
Filtrez par personne, document ou période pour réduire le bruit.
Lire une entrée
Chaque entrée indique l'auteur, l'action et l'horodatage, afin que vous puissiez reconstituer ce qui s'est passé.
Recouper avec l'historique du document
Pour les modifications au niveau du document, associez le journal à l'historique des versions dans l'éditeur paginé.
L'utiliser pour la conformité
Un enregistrement fiable de qui a approuvé et envoyé quel document, et quand, est exactement ce que demandent les auditeurs et les clients. Le journal d'audit vous fournit cette preuve sans tenue de registre supplémentaire.
- Démontrer qu'une validation interne a eu lieu avant l'envoi d'un document.
- Présenter l'historique d'accès d'un projet sensible.
- Mener une vérification après un changement de personnel pour confirmer que rien n'a été omis.
- Répondre à la demande d'un client ou d'un régulateur avec une chronologie factuelle.
Bonne pratique
Le journal est le plus utile lorsque les accès sous-jacents sont bien gérés. Gardez des rôles précis afin que chaque entrée corresponde clairement à une personne et une responsabilité réelles.